Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op 16 september 2026

Bij Rachel Kool Coaching deel je soms persoonlijke informatie over jezelf, je gezin en je contact met jeugdzorg of andere instanties. Wij gaan daar zorgvuldig mee om. In deze verklaring lees je welke gegevens wij gebruiken, waarom we dat doen, welke hulpmiddelen ons ondersteunen en welke keuzes en rechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk?

Rachel Kool Coaching is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die in deze verklaring wordt beschreven.

Rachel Kool Coaching
Rua 5 de Outubro 40
8300-127 Silves
Portugal

E-mail: [email protected]
Telefoon: +351 961 524 547
Website: www.rachelkool.com
Fiscaal nummer: PT329122690

2. Welke gegevens gebruiken wij?

Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor onze dienstverlening, administratie en communicatie.
Het kan gaan om:

• ●je naam, contactgegevens en factuurgegevens
• ●informatie die je invult op onze website of deelt via e-mail
• ●onze eigen aantekeningen en gespreksverslagen
• ●opnames en transcripties van gesprekken waarvoor je toestemming hebt gegeven
• ●documenten waartoe je ons toegang geeft, zoals rapporten, beschikkingen, gezinsplannen en processtukken
• ●technische gegevens over het gebruik van onze website, zoals je IP-adres en cookievoorkeuren
• ●gegevens die nodig zijn voor betaling, boekhouding en btw-aangifte

Gevoelige informatie

Door de aard van onze begeleiding kunnen documenten en gesprekken informatie bevatten over gezondheid, gezinssituaties, kinderen, jeugdzorg en juridische procedures. Wij gebruiken deze informatie alleen wanneer dat nodig is voor jouw begeleiding.

Voor het verwerken van gevoelige persoonsgegevens vragen wij je uitdrukkelijke toestemming. Wanneer verwerking strikt noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een juridische aanspraak, kan ook die wettelijke uitzondering worden gebruikt. Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Dit verandert niets aan verwerkingen die daarvoor rechtmatig hebben plaatsgevonden.

Gegevens over kinderen en andere personen

In stukken die je deelt kunnen ook gegevens staan over kinderen, een voormalige partner, familieleden of hulpverleners. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor zover zij relevant zijn voor jouw begeleiding. Wij vragen je om alleen noodzakelijke stukken te delen en niet relevante informatie waar mogelijk weg te laten of onleesbaar te maken.

Onze begeleiding is niet gericht op kinderen zelf. Wanneer je gegevens over een kind deelt, ben je verantwoordelijk voor de juistheid van de informatie en voor je bevoegdheid om deze met ons te delen.
Wanneer gegevens niet rechtstreeks van de betreffende persoon komen, beoordelen wij of die persoon afzonderlijk moet worden geïnformeerd.

3. Waarom gebruiken wij gegevens?

4. Cliëntdocumenten

Cliënten maken vaak zelf een afgeschermde map in Google Drive en bepalen welke documenten zij met ons delen. De oorspronkelijke documenten blijven in die map. Wij bouwen geen eigen digitaal dossier op met kopieën van alle oorspronkelijke stukken.

Wanneer wij tijdelijk een lokale kopie nodig hebben, bijvoorbeeld om tekst te ontdoen van herkenbare gegevens voordat een digitaal hulpmiddel wordt gebruikt, verwijderen wij die kopie direct na gebruik. Bij afronding van het traject beëindigen wij onze toegang tot de gedeelde cliëntmap.

De cliënt blijft verantwoordelijk voor het bewaren van de oorspronkelijke stukken en voor de toegang tot de eigen map.

5. Gesprekken, opnames en transcripties

Online gesprekken kunnen met Fathom worden opgenomen, getranscribeerd en samengevat. Wij informeren je hierover vooraf en vragen aan het begin van ieder gesprek of je akkoord bent. Je kunt weigeren of tijdens het gesprek vragen om de opname te stoppen. Dit heeft geen gevolgen voor je begeleiding.

Wij verwijderen de video- of audio-opname zodra die niet meer nodig is. Het transcript kan tijdens het traject worden bewaard wanneer dit nodig is voor voorbereiding, opvolging en begeleiding. Herleidbare transcripties worden uiterlijk drie maanden na afronding van het traject verwijderd. Op verzoek kun je een eigen kopie ontvangen.

Inzichten uit gesprekken gebruiken wij alleen langer voor verbetering van onze werkwijze wanneer deze niet meer naar jou of andere betrokkenen te herleiden zijn.

6. Digitale ondersteuning en AI

Wij gebruiken digitale systemen en AI om onze dienstverlening zorgvuldig en efficiënt uit te voeren. Deze systemen kunnen ons ondersteunen bij het zoeken, lezen, ordenen en samenvatten van informatie, het voorbereiden van gesprekken en het opstellen van correspondentie, notities en andere teksten.

Afhankelijk van de opdracht kunnen door ons geselecteerde gegevens uit e-mails, documenten en gespreksverslagen tijdelijk door deze systemen worden verwerkt. Daarbij kan ook gevoelige informatie voorkomen wanneer dit noodzakelijk is voor jouw begeleiding en je daarvoor toestemming hebt gegeven.

Wij delen niet meer informatie dan nodig is en verwijderen of vervangen direct herkenbare gegevens wanneer dat redelijkerwijs mogelijk is. AI wordt alleen als hulpmiddel gebruikt. De systemen nemen geen zelfstandige beslissingen over jou en communiceren niet zonder onze controle namens ons met jou of anderen. Wij beoordelen de uitkomsten altijd zelf en blijven verantwoordelijk voor het gebruik ervan.

Wij stellen beschikbare privacyinstellingen zo in dat cliëntinformatie niet wordt gebruikt voor algemene training van AI-modellen. Werksessies waarin cliëntinformatie is verwerkt, verwijderen wij wanneer deze niet meer nodig zijn voor de betreffende taak.

Voor deze ondersteuning gebruiken wij onder andere Claude van Anthropic en ChatGPT van OpenAI. Sommige aanbieders zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte. Je kunt altijd vragen welke systemen binnen jouw traject worden gebruikt en je kunt je toestemming voor het gebruik van AI bij jouw persoonlijke informatie intrekken.

7. Met wie delen wij gegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens nooit. Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig is voor onze dienstverlening, administratie of wettelijke verplichtingen. Daarbij gebruiken wij onder andere de volgende partijen:

Sommige partijen verwerken gegevens in onze opdracht. Andere partijen, zoals betalingsdiensten en belastingdiensten, hebben voor een deel een eigen wettelijke verantwoordelijkheid. Waar een partij als onze verwerker optreedt, maken wij de afspraken die de AVG daarvoor verlangt.

Wij kunnen gegevens ook delen wanneer de wet, een bevoegde autoriteit of een rechter dit van ons verlangt.

Doorgifte buiten Europa

Een aantal aanbieders is gevestigd in of verwerkt gegevens vanuit de Verenigde Staten. Voor doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gebruiken wij, afhankelijk van de aanbieder, een adequaatheidsbesluit zoals het Data Privacy Framework, standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of een andere wettelijk erkende waarborg.

8. Betaling en btw

Rachel Kool Coaching is gevestigd in Portugal en levert diensten aan particuliere cliënten in Nederland en andere landen van de Europese Unie. Voor de juiste btw-aangifte bewaren wij gegevens waarmee het woonland kan worden vastgesteld, zoals factuuradres, IP-adres en het land van de betaalmethode.

De btw-administratie wordt verzorgd door Cálculos & Vírgulas, Lda. en verwerkt in TOConline. Aangifte via de One Stop Shop-regeling verloopt via de Portugese belastingdienst, die gegevens kan doorgeven aan de belastingdienst van het woonland. Deze administratie wordt tien jaar bewaard.

9. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wanneer gegevens voor meerdere doelen nodig zijn, geldt de langste toepasselijke termijn. Gegevens kunnen langer worden bewaard wanneer dat nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of een juridisch geschil af te handelen.

10. Website, nieuwsbrief en cookies

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies om goed en veilig te werken. Voor statistiekcookies vragen wij vooraf toestemming via de cookiemelding. Wij gebruiken geen advertentiecookies en geen trackingpixels van sociale media.

Noodzakelijke cookies plaatsen wij zonder toestemming, omdat de website zonder deze cookies niet werkt:

• ●crumb: beveiligt de formulieren op onze website tegen misbruik. Bewaartermijn: de duur van je bezoek.
• ●ss_performanceCookiesAllowed en ss_marketingCookiesAllowed: onthouden welke cookiekeuze je hebt gemaakt. Bewaartermijn: langlopend.

Statistiekcookies plaatsen wij alleen nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven:

• ●ss_cvr: herkent terugkerende bezoekers voor onze bezoekersstatistieken. Bewaartermijn: ongeveer twee jaar.
• ●ss_cvt: meet hoe lang je bezoek duurt. Bewaartermijn: ongeveer dertig minuten.

Via Squarespace ontvangen wij algemene bezoekersstatistieken. Lettertypen kunnen via Adobe en Bunny.net worden geladen, waarbij deze partijen je IP-adres kunnen ontvangen. Je kunt je cookiekeuze via de website aanpassen en cookies ook via je browser verwijderen.

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief verwerken MailBlue en ActiveCampaign je naam, e-mailadres en informatie over het openen van berichten en aanklikken van links. Je kunt je via iedere nieuwsbrief afmelden.

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. Zo gebruiken wij beveiligde verbindingen, sterke unieke wachtwoorden, tweestapsverificatie en beperkte toegangsrechten. Alleen personen die gegevens voor hun werk nodig hebben, krijgen toegang.

Heb je reden om te denken dat je gegevens niet goed zijn beveiligd? Neem dan direct contact op via [email protected].

12. Jouw rechten

Je kunt ons vragen om:

• ●inzage in de persoonsgegevens die wij van je verwerken
• ●correctie van onjuiste of onvolledige gegevens
• ●verwijdering van gegevens wanneer wij die niet meer hoeven te bewaren
• ●beperking van een verwerking
• ●overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit geldt
• ●informatie over de systemen en ontvangers die binnen jouw traject zijn gebruikt
• ●intrekking van een gegeven toestemming
• ●bezwaar tegen een verwerking die op gerechtvaardigd belang is gebaseerd

Stuur je verzoek naar [email protected]. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer dat nodig is om je identiteit te controleren, kunnen wij aanvullende vragen stellen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van je identiteitsbewijs.

13. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via [email protected], zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Omdat Rachel Kool Coaching in Portugal is gevestigd, is de Portugese toezichthouder de Comissão Nacional de Proteção de Dados. Meer informatie staat op www.cnpd.pt.

Woon je in Nederland, dan kun je ook contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

14. Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat op onze website. Bij een belangrijke wijziging informeren wij cliënten met een lopend traject.